Hola, bienvenidos. Hoy les voy a explicar la validación de datos en Excel.
Introducción
La validación de datos en Excel es una herramienta importante para mantener la integridad y precisión de la información en nuestras hojas de cálculo. Permite prevenir errores y garantizar la consistencia al momento de ingresar datos. Veamos cómo aplicarla y sus ventajas.
Ejemplo de uso
Veremos a continuación un ejemplo de cómo podrías usar la validación de datos, tenemos una lista de registro para las actividades extraescolares de una escuela. Deseamos que los alumnos registren en una columna específica la actividad extraescolar elegida para el ciclo escolar. Aquí es donde entra en juego la validación de datos.
Aquí te muestro una imagen con el formato de tu hoja de cálculo:
Crea un libro de trabajo, donde tienes la siguiente hoja de cálculo: en la primera columna tienes el encabezado número, en la segunda columna el nombre del alumno y en la tercera columna la actividad elegida. Por lo cual, aquí deseas crear una lista desplegable para mostrar solo las actividades extraescolares admitidas por la escuela.
Nos posicionamos en la celda I5 e ingresamos la siguiente lista: ajedrez, música, teatro, karate.
Crea una lista desplegable
- Seleccionamos la celda donde queremos aplicar la validación (por ejemplo, la celda C6).
- Vamos a la ficha Datos y hacemos clic en Validación de datos.
- En el cuadro de diálogo, seleccionamos la pestaña Configuración y elegimos la opción Lista.
- En origen, seleccionamos el rango de celdas donde se encuentra la lista de actividades. (rango de celdas = I5:I8)
- Damos clic en Aceptar
- Arrastrar la fórmula al final de la lista.
- Puedes elegir la columna I, dar clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción ocultar para no mostrar la lista y pueda ser borrada por error.
Ventajas de la lista de validación
- Evita errores de captura: Los usuarios solo pueden elegir nombres de la lista, lo que minimiza errores tipográficos.
- Consistencia: Todos los nombres se ingresan de la misma manera, facilitando análisis posteriores.
- Ahorro de tiempo: No es necesario revisar manualmente cada entrada.
Personalización de mensajes
Podemos personalizar los mensajes de advertencia para guiar a los usuarios cuando intentan ingresar datos no válidos.
Aquí te muestro una imagen con el ejemplo realizado.
Conclusión
Para finalizar, la validación de datos en Excel es importante para mantener la integridad de la información y evitar problemas futuros. ¡Aplícala para mejorar tus hojas de cálculo!